La Historia Clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención.
Según Resolución 1995 de 1999 el acceso a la información consignada en la historia clínica únicamente podrá ser conocido por el usuario/paciente, equipo de salud que intervino en su atención, autoridades judiciales y de salud en casos previstos en la ley y demás personas que determine la ley.
El acceso a la historia clínica, se entiende en todos los casos, única y exclusivamente para los fines que de acuerdo con la ley resulten procedentes, debiendo en todo caso, mantenerse la reserva legal por lo tanto todo usuario que acceda a la información consignada en la historia clínica se compromete a no divulgar los datos allí contenidos y mantener la información obtenida en la copia de la historia clínica en reserva y alejada del conocimiento de la sociedad y que solo será utilizada para la finalidad expresa en la solicitud.
Si usted es un familiar o tercero autorizado por el paciente debe presentar:
- Documento de identificación original del solicitante.
- Copia del documento de identificación del paciente.
Este trámite no se podrá realizar vía correo electrónico, debe ser personalmente.
Gestión mayores de edad:
Si usted es el paciente (Mayor de edad) debe presentar:
- Personalmente: Documento de identificación original, no se acepta fotocopia.
- Por Correo Electrónico: Adjuntar documento de identificación y carta de solicitud firmada y huella, al correo archivo@clinicanorte.com.co (Favor especificar el correo donde debe ser enviada la historia clínica)
Gestión para menores de edad:
Si Usted es el padre, madre o representante legal de un paciente menor de edad debe presentar:
- Personalmente: Documento de identificación original del padre o madre y/o representante legal y Documento de identificación del paciente (menor de edad), no se acepta fotocopia.
Se realizará verificación para acreditar parentesco.
- Por Correo Electrónico: Adjuntar documento de identificación del paciente y Copia de la documentación que lo acredite como padres y/o representante legal, carta de solicitud firmada con huella por el padre o la madre, donde exprese las razones de la solicitud, al correo archivo@clinicanorte.com.co (Favor especificar el correo donde debe ser enviada la historia clínica).
Si usted es autorizado por los padres o representante legal del menor de edad debe presentar:
- Carta de autorización a tercero firmada por los padres o representante legal.
- Copia del documento de identificación del menor
- Copia de documentos de identificación de los padres o representante legal.
- Documento de identificación original del autorizado.
Gestión para fallecidos
Si Usted es familiar de un paciente fallecido debe presentar (Exclusivamente familiar en primer grado de consanguinidad y/o afinidad):
✔ Consanguinidad: Padres y/o Hijos
✔ Afinidad: Cónyuges
- Carta de solicitud firmada donde exprese las razones del requerimiento y su compromiso de utilizar la información solo para lo referido, conservando su confidencialidad y reserva.
- Copia del registro civil de defunción, para demostrar que el paciente se encuentra fallecido (aplica para pacientes no fallecidos en Clínica Norte S.A).
- Copia del registro civil de nacimiento, matrimonio o declaración extra juicio según el caso, con el fin de acreditar la relación de parentesco con el paciente fallecido.
- Cédula de ciudadanía del solicitante original, para acreditarse como interesado.
- Copia de la cédula de ciudadanía del paciente fallecido.
Gestión de solicitud si es una entidad
Si Usted es una entidad debe presentar:
- Carta de solicitud membreteada y firmada donde exprese las razones del requerimiento y su compromiso de utilizar la información solo para lo referido, conservando su confidencialidad y reserva, esta carta deberá contener datos como:
- Nombre completo del paciente
- Número y tipo de documento del paciente
- Fecha de ingreso a solicitar
- Motivo de la solicitud
- Destino de la copia de la historia
- Copia de Documento de identidad del paciente (no se aceptan carnets)
- Autorización conferida por el paciente a la entidad para solicitar copia de su historial clínico.
En caso de ser pacientes fallecidos:
- Copia del registro civil de defunción, para demostrar que el paciente se encuentra fallecido (aplica para pacientes no fallecidos en Clínica Norte S.A).
- Copia de Documento de identidad del solicitante y/o asesor.
Si Usted es un apoderado debe presentar
- El respectivo poder conferido para actuar (autenticado).
- Copia de la Tarjeta profesional.
- Carta de solicitud firmada y demás anexos pertinentes según sea el caso.
Para solicitar la copia de historia clínica lo podrá realizar de la siguiente manera
- De manera presencial en la oficina de Archivo de Clínica Norte S.A, ubicada en la calle 19 No. 0-66, Barrio Blanco- Cúcuta.
- Solicitud por correo electrónico archivo@clinicanorte.com.co, debe anexar los requisitos correspondientes debidamente diligenciados y con firmas escaneadas. La autorización de envío por correo electrónico se debe enviar cada vez que realice una solicitud por este medio, especificando el correo donde se debe enviar la solicitud.
Tiempo y forma de entrega para la copia de la historia clínica
Según el tipo de historia a solicitar se estipulara el tiempo de entrega no excediendo los 15 Días Hábiles; una vez recibida la solicitud, el personal encargado se contactará con el solicitante para brindar mayor información respecto al tiempo y costos para la copia de la historia clínica a través del correo solicitado.
Medio de Envió: Correo Electrónico o Medio Magnético (CD)
Importante
- La entrega de la historia clínica se hará una vez el registro médico se haya completado en su totalidad.
- Toda solicitud realizada fuera del horario establecido se tomara con fecha de recibido de la hora o día posterior a la realizada.
- Las copias de historias que quedan pendientes por entrega se hacen de lunes a viernes de 3:00 pm a 4:30 pm.
Atención al usuario
✔ Servicio: Oficina de Archivo
📞Teléfono: 5828222 Ext 489
⌚ Horarios de atención: Lunes a Viernes de 8:30 a.m a 11:00 a.m y de 02:30pm a 05:00pm.